Collaboration in vielen Büros noch ein Problem

In Zeiten des digitalen Wandels hält eine Fülle an Technologien im Büro Einzug, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten sollen. Doch nicht alle technischen Anwendungen sind auf den ersten Blick verständlich und ohne Vorwissen zu nutzen – mit folgenschweren Konsequenzen, wie eine aktuelle Studie von Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide ergab.

Die Ergebnisse sind Teil der Studie “IT-Zufriedenheit in europäischen Unternehmen”. Dazu wurden 6.045 Bürokräfte in diesen neun Ländern befragt: Frankreich, Deutschland, UK, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechien und Ungarn. Insgesamt 1.015 Befragte wurden in Deutschland interviewt.

Der Studie zufolge meiden viele Büroangestellte komplizierte Technik und – schlimmer noch – dichten ihr teilweise sogar einen Defekt an, um sie nicht weiter nutzen zu müssen. Ein Alltagsszenario im Büro zeigt dies: Eine Konferenz findet mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten statt, Dokumente und Bildschirme müssen untereinander geteilt werden. Problem für viele Befragte: Wie funktioniert das noch gleich? Gerade einmal 26% wüssten sich selbst zu helfen und beherrschen die Technik. Mehr als ein Drittel (35%) ziehen es vor, das Problem ganz grundsätzlich zu umgehen und die komplizierte Bürotechnik einfach nicht zu nutzen. 40% Prozent der Befragten verwenden lieber eigene Geräte, wie Smartphones oder Laptops im Büro, weil es dabei keiner neuen Einarbeitung bedarf. Und sogar jeder dritte Befragte (37 %) gibt vor, ein Gerät sei defekt, nur, um es nicht weiter verwenden zu müssen.

Gut die Hälfte aller Befragen (52%) ist überzeugt, dass sie produktiver arbeiten würden, wenn bessere Technologien zur Verfügung stünden. Weitere 41% räumen ein, dass sie dem Austausch mit Kollegen anderer Abteilungen mehr Priorität einräumen würden, wären nur die technischen Hürden nicht so hoch. Neben mangelndem Informationsaustausch leidet ganz eindeutig die Produktivität unter dem Technik-Chaos.

Um die Digitalisierung, und damit auch Collaboration dagegen besser nutzen zu können, gibt es Tipps, die Professor Dr. Sascha Stowasser, Direktor des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e.V. Unternehmen, zusammengetragen hat. „Wenn wir auf den Digitalisierungs-Zug aufspringen wollen, müssen wir drei entscheidende Dinge beachten“, sagt Stowasser. „Erstens: Auf die Mitarbeiter hören. Wenn Technik nicht sinnvoll und umfassend genutzt wird, ist sie offenbar erklärungsbedürftig. Zweitens: Weiterbildungen anbieten. Gerade in Zeiten der Digitalisierung haben sich die Mitarbeiter einer Vielzahl von neuen Technologien zu stellen. Durch Weiterbildungen und lebenslanges Lernen kann ihnen jedoch die Scheu vor der Nutzung genommen werden. Und drittens: Weniger ist manchmal mehr. Bedienungsanleitungen sollten keine Doktorarbeit sein. Die Technik, die wir jeden Tag im Büro nutzen, muss intuitiv sein und uns den Arbeitsalltag effizienter machen und darf uns nicht zusätzlich einen großen Aufwand bereiten“, verlangt der Experte.