Studie zeigt, warum viele Meetings nicht effektiv sind

Im Auftrag von Barco ClickShare wurde die Studie „Science of Success: How to keep people engaged during meetings“ erstellt. Insgesamt 2.250 Führungskräfte aus Deutschland (500), den USA (500), Großbritannien (500), Frankreich (500) und den Vereinigten Arabischen Emiraten (250) wurden dazu von der unabhängigen Forschungsagentur Censuswide befragt. Die Befragten sind in verschiedenen Branchen tätig. Auf Regionen und das Level der Seniorität wurde geachtet.

In einem weiteren wissenschaftlichen Experiment mit einer Gruppe von leitenden Mitarbeitern wurden die Reaktionen in gewöhnlichen Besprechungssituationen mit Hilfe der EEG-Hirnkartierungstechnik analysiert.

Die Meeting-Success-Studie zeigt, dass viele Faktoren zu einer ineffizienten Meeting-Kultur und Einbußen der Produktivität führen können. Was für Ablenkung sorgt:

Viele Befragte glauben, dass Meetings entweder schlecht organisiert oder im schlimmsten Fall sinnlos sind. Fast ein Drittel der Teilnehmer weltweit meint, dass weniger als die Hälfte ihrer Meetings nützlich ist, 20% sind sogar schon einmal während einer Besprechung eingenickt.

Abgesehen vom Inhalt sorgen externe Faktoren für besonders viel Ablenkung bei Mitarbeitern. Denn 59% der befragten Führungskräfte berichten, dass bereits die Anzahl der Meetings pro Tag einen Einfluss auf ihre Aufmerksamkeit hat. Über 86% der deutschen Befragten irritiert es, wenn Teilnehmer zu spät kommen und 43% können Besprechungen nicht mehr folgen, wenn Kollegen während des Meetings über Privates sprechen.

Weltweit lassen sich Mitarbeiter besonders stark durch das Lesen von E-Mails oder die Nutzung sozialer Medien ablenken. Mehr als 70% der Befragten gaben an, ihre E-Mails regelmäßig während Meetings zu lesen, 37% nutzen soziale Netzwerke. Die Deutschen verhalten sich in dieser Hinsicht im Konferenzraum vorbildlicher und lassen sich kaum durch Technik ablenken. Lediglich 18% öffnen ihr E-Mail-Postfach und nur 13% schenken sozialen Netzwerken ihre Aufmerksamkeit.

Ein einflussreicher Faktor, um das Engagement in Meetings positiv zu beeinflussen, ist Technologie. 67% der Befragten sind regelmäßig davon irritiert, wenn es zu technischen Problemen in Meetings kommt. Es gab deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern. Deutsche Mitarbeiter lassen sich am wenigsten von technischen Problemen ablenken, während 55% der Teilnehmer aus den Vereinigten Arabischen Emiraten ihren Fokus verlieren, sobald die Technik ausfällt. 4 von 10 Teilnehmern haben sogar das Gefühl, dass sich dies auf ihr Engagement auswirkt. Entsprechend kann sich Technologie, wenn sie richtig angewendet wird, positiv auf das Engagement und die Produktivität auswirken: 72% der Teilnehmer meinen, dass sie während einer Präsentation engagierter sind, wenn multimediale Inhalte eingebunden sind.

Die Studie zeigt, dass das Vorhandensein von Essen ebenfalls einen Einfluss auf das Engagement während Meetings hat. Mehr als die Hälfte der Befragten gab zu, nur wegen des Essens an Besprechungen teilzunehmen. Während die Hirnkartierung zu dem Ergebnis kommt, dass die Stimmung der Teilnehmer durch das Vorhandensein von Nahrung verbessert wird, sagte fast ein Drittel der befragten Geschäftsleute, dass sie bei Meetings von Essen abgelenkt wurden.

Dr. Peter Collett, der Verhaltenspsychologe, der das Experiment anleitete, rät: „Präsentierende müssen sicherstellen, dass die Technologie funktioniert und der Raum bestens für die Zuhörer vorbereitet ist. Pünktlich zu starten und im Anschluss Unterbrechungen zu vermeiden wird den Erfolg vieler Meetings sichtlich steigern. Die Nutzung von Multimedia und das Einbringen einer persönlichen Note wird darüber hinaus für eine großartige Erfahrung bei allen Beteiligten sorgen.“