54% aller Meeting bereits virtuell

Im Jahr 2018 veröffentlichte Barco ein Whitepaper, das sich mit der Frage beschäftigt, wie man die Zeit in Meetings effizienter nutzen kann. Eine der wichtigsten Erkenntnisse war, dass der Einsatz von Technologie eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Meetings spielt.

Was aber bedeuten die rasanten technologischen Entwicklungen im Bereich Künstlicher Intelligenz und Augmented/Virtual Reality insbesondere für Meetings? Um dieser Frage nachzugehen, arbeitete Barco mit Forschungsexperten von Savanta zusammen. Gemeinsam haben sie die Einstellung von Führungskräften gegenüber aktuellen und zukünftigen technologischen Entwicklungen untersucht. Zu diesem Zweck wurden weltweit 1.500 Führungskräfte und Büroangestellte befragt und die Ergebnisse zu „The future of meetings“ untersucht. Die wichtigsten Ergebnisse zeigen in eine klare Richtung: Technologie hat Meetings bereits auf verschiedene Weisen verbessert. Sie hilft, effizientere Meetings abzuhalten und wird diese auch in Zukunft positiv prägen.

Schon heute sind verschiedene digitale Devices fester Bestandteil von Meetings. So bringen beispielsweise 72% der Mitarbeiter ihr Notebook zu Meetings und 68% ihr Smartphone. Auch Smart Watches werden zunehmend von jüngeren Mitarbeitern der Generation Z und der Millennium Generation zu Meetings mitgenommen. Der Grund für den umfangreichen Einsatz der Technologie liegt auf der Hand: Die Mehrheit der Befragten ist der Meinung, dass Technologie dabei hilft, Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten bei Meetings zu verbinden. Vor allem Large Format Displays, Collaboration Lösungen, Digital Signage mit Screensharing-Lösungen und Videos machen Meetings attraktiver.

Die Mehrheit der deutschen Mitarbeiter bevorzugt kurze Meetings (74%). Eine ähnlich große Mehrheit bevorzugt Meetings mit einer kleineren Teilnehmerzahl (73%). Denn je mehr Menschen an Meetings teilnehmen, desto länger dauern diese auch. Dabei spielt es keine Rolle, ob in Meetings Ideen entwickelt, Entscheidungen getroffen oder Arbeitsergebnisse präsentiert werden.

Neben einer kleinen Teilnehmeranzahl und der kürzeren Dauer von Meetings ist der Einsatz von Technik entscheidend für ihren Erfolg. Denn Technik leistet einen entscheidenden Beitrag zu effizienten Meetings. 76% aller Befragten bevorzugen Meetings, die Technologien sinnvoll integrieren. Größere Unternehmen (82%) machen sich hier besser als kleinere Unternehmen (66%), da Mitarbeiter großer Unternehmen eher darauf angewiesen sind, Mitarbeiter von verschiedenen Standorten miteinander zu verbinden. Dem stimmt Lieven Bertier, leitender Produktmanager bei Barco ClickShare zu: „Durch die neuen Trends am Arbeitsplatz arbeiten und kommunizieren viele Menschen von verschiedenen Standorten aus miteinander. Heutzutage ist es nicht unwahrscheinlich, dass es mindestens einen virtuell zugeschalteten Teilnehmer an Meetings gibt. Bei der Planung von Meetings sollte die Technologie daher nicht Schwachstelle sein oder die Zusammenarbeit behindern. Sie sollte sie stattdessen gezielt ermöglichen und verbessern.“

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass deutsche Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, mittlerweile 54% der Meetings mit virtuell zugeschalteten Mitarbeitern durchführen. Das ist ein europäischer Spitzenwert. Mehr als zwei Drittel der Mitarbeiter erwarten, dass diese Form der Besprechung in den nächsten drei Jahren zunehmen wird. Mit der steigenden Beliebtheit von virtuellen Meetings wird es für Unternehmen immer wichtiger, Konferenzlösungen anzubieten, die Menschen effizient, einfach und attraktiv von überall her verbinden können.

Dabei werden Videokonferenzlösungen immer wichtiger, insbesondere für Millennials und die Generation Z. 87% der Teilnehmer gaben an, dass Videokonferenzen optimale Voraussetzungen für virtuelle Meetings bieten. Hierfür werden auch immer häufiger sogenannte Huddle Spaces genutzt. Dabei handelt es sich um kleine und nicht buchbare Arbeitsplätze für kurze und spontane Meetings. Konferenzen, die nur Audio liefern, werden von der Großzahl der Büroangestellten als überholt angesehen.

Die Barco-Studie untersuchte auch, wann die Mitarbeiter erwarten, dass neuartige Technologien zur Verfügung stehen werden. Die Ergebnisse zeigen, dass Mitarbeiter in den nächsten drei Jahren einen enormen technischen Wandel für Unternehmen erwarten. 59% der deutschen Mitarbeiter sind davon überzeugt, dass Meetings durch Spracherkennungstechnologie effizienter gestaltet werden können; 68% glauben dasselbe über Augmented/Virtual Reality-Technologien.

„Auch wenn die Menschen diese Dinge als Technologien aus der fernen Zukunft betrachten, zeigt die Studie eindeutig: Bereits in drei Jahren werden Technologien eine Rolle spiele, die für uns heute noch futuristisch erscheinen. Meeting-Technologien entwickeln sich rasant. Wenn die führenden Unternehmen von heute aktuelle Trends nicht erkennen, könnten sie in ein paar Jahren bereits hinterherhinken,“ so Bertier.