Wenn Homeoffice keine Option ist

Das Management von Arbeitsbereichen wird in Zeiten von Social Distancing zunehmend zur Schlüsselkompetenz. Dabei gilt es, Arbeitsformen wie Desk-Sharing, Homeoffice, Remote Work, Co-Working-Spaces oder projektbezogene Teams zu berücksichtigen. ROOMZ ist Spezialist für intelligentes Raummanagement und hilft mit seiner smarten Lösung Unternehmen nicht nur bei der Arbeitsplatzorganisation, sondern auch bei der Einhaltung von Corona-Präventionsmaßnahmen. Die Kombilösung aus Buchungssystem, Belegungsplan und analytischen Reports sowie optionalen Displays und Desk- sowie Raumsensoren soll Unternehmen die Möglichkeit geben, ihre physischen Arbeitsplätze besser zu verwalten.

ROOMZ bietet seine userfreundliche Lösung entweder mit kabellosen Design-Displays oder auch nur als intelligente Verwaltungsplattform hardwareunabhängig an. Über das Webportal ‚myROOMZ‘ buchen Mitarbeiter einfach Arbeitsplätze oder Räume schnell von Zuhause oder unterwegs auf dem Weg zum Job. Dabei definiert das Unternehmen selbst, welcher Belegungsgrad pro Stockwerk zulässig ist, entsprechend der individuellen Vorgaben. Der Mitarbeiter findet mit der Smart-Desk-Buchung dann seinen freien Schreibtisch.

Über individuell definierbare Buchungsregeln lässt sich dieses Verfahren automatisieren, sodass beispielsweise bei Reservierung eines Arbeitsplatzes gleichzeitig auch die zu nahe liegenden Schreibtische gegenüber und nebenan blockiert werden – so muss das Großraumbüro nichtmal zwingend umbauen und kann leere Plätze zwischenzeitlich reinigen, bevor der nächste Mitarbeiter seinen Desk bucht. Wird die festgelegte Maximalkapazität in einem Stockwerk erreicht, lässt das System einfach keine weiteren Buchungen an diesem Tag mehr zu.

Herausforderung Digital Signage: Home Office auf Lebenszeit

Als Infoscreens lassen sich optional sogenannte Flyboards – also Belegungspläne – beispielsweise am Eingang eines Desk-Share-Bereiches über ROOMZ-unabhängige Smart-TVs anzeigen. Hardwareunabhängig können Belegungs- und Reservierungspläne außerdem über den webbasierten Zugang eingesehen werden.

Analysen und Reports optimieren Planung und Reinigung

Im Rahmen der Social Distancing-Reports im System kann die Belegung der Arbeitsplätze in Echtzeit überprüft und die Daten ausgewertet werden, um wie erwähnt beispielsweise die Reinigung zu organisieren oder die allgemeine Auslastung festzuhalten. Die Echtzeitprüfung wird über optionale Desk-Sensoren von ROOMZ ermöglicht, die gebuchte aber nicht belegte Plätze nach gewünschter Zeit automatisch wieder freigeben. Auch stehen Analysen ohne Sensoren anhand der Buchungspläne zur Verfügung.

Hierüber haben Verantwortliche auch die Möglichkeit, im Fall eines positiv auf Corona getesteten Mitarbeiters alle möglichen Kontaktpersonen mit wenigen Klicks zu ermitteln. Die eigens entwickelte Managementsoftware von ROOMZ lässt sich einfach in eine bestehende IT-Infrastruktur – zum Beispiel über Office 365, IBM Lotus oder Google Calendar – integrieren.

Gastbeitrag: Lernen aus Corona – Das Office der Zukunft