Lernen aus Corona – Das Office der Zukunft

Nach Wochen der Verunsicherung ist klar: Corona wird unseren Lebens- und Arbeitsalltag noch lange beeinflussen. Für Büroangestellte bedeutet das in erster Linie: Homeoffice und virtuelle Meetings in den eigenen vier Wänden bleiben auch angesichts der schrittweisen Lockerungen noch bestehen. Doch wie wird die Büroarbeit längerfristig organisiert, wenn wieder mehr Normalität eingekehrt ist?

1. Kommunikation der Zukunft: Soziale Interaktion mitdenken

Noch vor Kurzem empfanden viele Mitarbeiter Meetings eher als notwendiges Übel, denn als zielführend – So das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in KMU, die Censuswide im Auftrag von Sharp Europe durchgeführt hat. Im Homeoffice hat sich dieses Bild verschoben: Mit der räumlichen Distanz ist der Bedarf an virtuellen Absprachen gestiegen. Doch es geht nicht mehr allein um Effizienz und Organisation: Die Isolation und allgemeine Verunsicherung haben das Bedürfnis nach sozialem Austausch und Kommunikation erhöht.

Viele Angestellte erleben gerade, dass ihre Online-Meetings nicht nur länger dauern als sonst, sondern dass sie häufig auf einer sehr viel persönlicheren Ebene stattfinden – und dass das allen Teilnehmern guttut. Deutlicher als je zuvor führt uns das vor Augen: Bei allem Fortschritt muss der Mensch mit seinen Bedürfnissen stets im Fokus stehen, auch und vor allem im Arbeitsumfeld. Dem Faktor Kommunikation muss daher auch in Zukunft ein deutlich höherer Stellenwert zugemessen werden als bisher. Organisations- und Führungskonzepte müssen dabei noch stärker hinterfragt werden.

Zum Unternehmen
Die Sharp Business Systems (SBS), eine interne Tochtergesellschaft der Sharp Corporation, bietet im Rahmen ihres My Integrated Office-Konzepts Multifunktionssysteme, moderne Displaytechnologien sowie Cloud- und Softwarelösungen für den professionellen Gebrauch. Damit ist das Unternehmen gerade im Mittelpunkt des Office-Wandels zum ’neuen Normal‘.

2. Steigende Akzeptanz: Technik verbindet

Die Akzeptanz für digitale Lösungen ist in den vergangenen Wochen sprunghaft gestiegen: In Zeiten der sozialen Distanz ermöglichen sie Unternehmen ihren Betrieb aufrecht zu erhalten oder neue Geschäftsfelder zu erschließen. Virtuelle Zusammenkünfte ersetzen im beruflichen wie auch im privaten Alltag den momentan eingeschränkten persönlichen Austausch. Nachdem sich unkomplizierte digitale Lösungen immer mehr bewährt und die neuen Prozesse eingespielt haben, ist auch für die Zukunft mit einem flächendeckenden Einsatz von digitalen Formaten und Videokonferenzen in den Firmen zu rechnen.

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Mehr noch: Mitarbeiter werden sie als selbstverständliche Ergänzung ihres Arbeitsalltags voraussetzen. Internationale Meetings beispielsweise, bei denen in der Vergangenheit Zeit, Kosten und Emissionen für längere Anreisen der Teilnehmer kaum in Frage gestellt wurden, können künftig weiterhin bequem im virtuellen Raum stattfinden. Grundsätzlich geht es jedoch nicht um ein Entweder-Oder, sondern um ein sinnvolles Zusammenspiel zwischen Präsenzmeeting und virtuellem Austausch.

3. Flexibilität statt Präsenzkultur

Noch zu Jahresbeginn wurde in Deutschland vergleichsweise wenig von zu Hause aus gearbeitet, nicht zuletzt aufgrund der vorherrschenden Präsenzkultur in den Büros. Die durch die Pandemie erzwungene Testphase zeigt, wie gut das Homeoffice und die virtuelle Zusammenarbeit mithilfe ausgereifter Technologien funktioniert und welche Vorteile sich ergeben: Weniger Unterbrechungen, Zeitersparnis, konzentrierteres Arbeiten. Zugleich führt uns die Situation immer deutlicher vor Augen, dass Ruhe und Konzentration allein nicht zwangsläufig zu besseren Leistungen und einer höheren Motivation der Mitarbeiter führt: Die wenigsten Menschen finden dauerhaft Gefallen daran, still und isoliert vor sich hinzuarbeiten, der direkte soziale Austausch im Büro ist durch keine virtuelle Konferenz zu ersetzen.

Das Büro als „Ort der Begegnung“ wird demnach auch in Zukunft Bestand haben. In den meisten Unternehmen ist eine Zunahme der Flexibilität und Optionen zu erwarten: Deutlich stärker als bisher werden Mitarbeiter die Freiheit haben, über ihren bevorzugten Arbeitsort selbst zu entscheiden. Dazu zählen bei Bedarf das Homeoffice wie auch unterschiedliche Arbeitszonen innerhalb des Präsenzbüros.

New Work wird sich etablieren

Klar ist, dass sich mit Corona bereits bestehende Trends in Richtung moderner Arbeitsweisen – Stichwort „New Work“ – auf breiter Basis in der Arbeitskultur etablieren werden. Was in der Vergangenheit zu den größten Herausforderungen für Unternehmen zählte, wird nun umgesetzt und erprobt: Dazu gehören vor allem Themen wie flexibles und selbstbestimmtes Arbeiten, Austausch und soziale Interaktion auf Augenhöhe sowie das Zusammenspiel von Mensch und Technologie. Viele der modernen Konzepte werden nun entscheidend vorangetrieben und bieten ein enormes Potenzial für die Zukunft, von dem wir letztlich profitieren werden.

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